Secrétaire d'Unité Technique - Ut Gray - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F - 39

Le/la secrétaire recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'Unité Technique, assure l'accueil téléphonique et physique du public. Il/elle apporte un appui administratif aux différents pôles dans la rédaction et la préparation des documents et courriers.

Il/elle a en charge la gestion de certains dossiers et assure, en appui ou en remplacement, une partie de la gestion comptable du service.

Missions principales
Secrétariat du service :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion et suivi de l'information, du courrier et des mails (tri, enregistrement, répartition, envoi et classement)
- Gestion de l'archivage

Participation aux activités et aux productions du service :
- Aide à la création de documents de présentation
- Rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux de réunions
- Rédaction de documents administratifs et des courriers simples
- Mise en forme des courriers ou autres documents

Participation à l'amélioration de la production :
- Etablissement de trames de documents
- Aide rédactionnelle aux pôles de l'Unité Technique
- Participation en continu à la réflexion de l'amélioration de l'organisation du service et être force de propositions

Participation à la gestion des agents :
- Gestion des heures supplémentaires et des feuilles de travail des agents de l'Unité Technique
- Gestion des agendas des agents de l'Unité Technique
- Suivi des absences
- Suivi des ordres de missions
- Organisation logistique des réunions
- Saisie et constitution des dossiers relatifs aux accidents de services et aux maladies

Appui administratif pour le pôle exploitation et la cellule Gestion entretien du Patrimoine :
- Suivi et mise en forme des arrêtés de circulation
- Enregistrement des demandes d'autorisation (permissions de voirie, alignements, publicités...)
- Mise en forme des arrêtés, transmission et classement
- Gestion des dégâts sur le domaine public départemental et émission des titres de recettes

Comptabilité :
- Mandatement des aides allouées aux collectivités (communes et EPCI)
- Gestion et suivi des avis sur les dossiers d'urbanisme
- Gestion du stock de fournitures administratives

Missions secondaires :
Appui et remplacement en comptabilité :
- Assurer le traitement comptable d'une partie des dépenses du service (uniquement hors marchés départementaux)
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l'Unité Technique